God save ClickUp

Como te comentamos en el post anterior venimos a presentarte del programa de gestión que utilizamos en la agencia y que nos sirve, al hilo de lo comentado, a gestionar mejor tu tiempo y en consecuencia tus proyectos.

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Te preguntarás por que Clickup, bueno, después de probar mas 30 plataformas diferentes, de las cuales te podemos informar si quieres probarlas, nos decimos por Clickup por ciertas ventajas que acumula delante de sus competidores.

Te las comentamos un poco más adelante pero déjame decirte que Clickup tiene muchos puntos en común con nuestra manera de pensar enfrente del sector online. Está concebido como una startup, una empresa del sector online que analiza el mercado, ve un problema que solucionar y sobretodo escucha a sus clientes. Alaska también tiene esta filosofía y por eso nos sentimos unidos a ellos.

Escuchar a tu audiencia es clave para conseguir que tu proyecto tenga éxito y Clickup nos lo demuestra con su foro, donde recogen los problemas y las inquietudes de sus usuarios, dándoles la oportunidad de votar las mejoras que deben incluir en su producto. Ver aquí el foro.

Pero bien vayamos a conocer el producto, que la verdad tiene mucho y bueno. Te avisamos que no nos va a dar tiempo, este articulo, para explicar todas las opciones que posee, pero si estáis interesados podemos ir posteando más contenido para que vuestra curva de aprendizaje sea menor.

Ventajas de Clickup frente a su competencia

• Flexibilidad

  Clickup te da una infinidad de opciones para que puedas visionar tus proyectos. Por proyectos, por tiempo, en calendario, en listas, en board, tablero. Es muy personalizable, tanto que puedes cambiar el color del tema o incluso escoger entre blanco o dark mode, ya sabes el color gris como predominante para gastar menos energía. Una de las cosas que más nos gustaron de inicio es la flexibilidad para activar o desactivar opciones en el envío de notificaciones. Que tedioso eso de recibir notificaciones por cada una de las acciones que los miembros de tu equipo realizan en el proyecto. Pues bien, en Clickup puedes gestionar todo eso. Te dejamos una referencia para que le eches un vistazo.

• Integración

  Actualmente no hay plataformas de software que no tengan su sección de integración con otras herramientas del mercado ya sea por: integración propia, vía API o vía otros programas externos como Zapier o IFFT. Pues bien el equipo de San Francisco tienen bastantes integraciones:  google calendar, ical o outlook,  Slack, Trello, tu propia cuenta de gmail y unas cuantas más aplicaciones de google.

• Mejoras constantes

  Como comentábamos anteriormente, este es uno de los puntos que más nos atrae de esta startup. El roadmap del negocio que como te decíamos esta muy en consonancia con las peticiones de sus usuarios ya que ofrecen un foro donde puedes escribir tu propuesta y si la gente te apoya y se vota masivamente, el equipo de Clickup la plantea en su desarrollo. No es genial? Sinceramente ese el mejor ejemplo de escuchar a tu audiencia y solucionarles preguntas y problemas. Dar por seguro que es una manera perfecta de fidelidad a sus usuarios. Os dejo el link donde podéis ver el foro.

• Documentos adjuntos

  Esta funcionalidad es verdaderamente interesante si trabajas en equipo. Puedes dejar documentos en el proyecto para que otra persona los rescate y los pueda utilizar. Diréis, bueno es una opción básica en todo software de gestión, la verdad es que si. Lo que nos sorprendió es que está íntimamente ligado a plataformas como Github o Bitbucket pero aún mejor es que los adjuntos los puedes visionar desde la propia plataforma sin tener que salir de ella o descargarlos. Y creernos eso si es ganar tiempo y orden.

• Precio

  Un detalle que nos importa, sobretodo si estás empezando y necesitas herramientas gratuitas o semi gratuitas. Pues bien el equipo de Clickup nos ofrece un software 100% usable con todas sus funciones de gestión gratuitamente. Y verás que buena manera de convencerte por que ellos saben lo bueno que es su producto y por eso te lo dejan utilizar sin coste. Aunque la segunda sorpresa es el precio si quieres utilizar otras funcionalidades como reportes o analítica, es sencillamente 4,38€ si pagas un año por avanzado o lo que es lo mismo 52,56€ por año. Creernos un auténtico regalo.

NOTA: Recordaros también que la versión gratuita solo tiene 100MB de capacidad para adjuntos. Si evitas subir archivos adjuntos tienes programa para rato.

• Chrome extension, app y desktop

  Los chicos de Clickup no dejan pasar una, tienen de todo en todas las plataformas. El software en desktop solo está disponible para usuarios de apple y es una copia de la version online. No difiere en nada aunque te da la posibilidad de trabajar offline si no tienes cobertura.  El programa graba tus cambios y en cuanto encuentra red los manda al servidor de manera que los tendrás disponibles en cualquier dispositivo. 

  En cuanto a la app es un extra que complementa muy bien al desktop. Quizás de todas las posibilidades no es la más conseguida, aunque es rápida y fácil de usar, podría ser mucho más visual. En ese aspecto les queda algo de UX que explorar.

  En cuanto a la extensión de Chrome queremos darte algún que otro detalle. Ésta es de una sencillez extremada pero a su vez muy útil y pensada. Estos son los 4 grandes opciones:

• Añadir tareas en proyectos que tengas creados.
• Trackear el tiempo de cada proyecto si tu trabajo lo cobras por horas.
• Hacer fotos de pantalla (no sabéis que útil que es) y añadirlas a los proyectos.
• Añadir mails a tareas. Te explico por encima por que la función es realmente  genial. Te llega un mail a tu cuenta de gmail, google inbox o outlook y puedes recuperarlo con la extensión de Chrome y añadirlo a una tarea de manera que siempre podrás abrir la tarea y revisar el mail para que nada se te olvide.

• Notas

  Esta ventaja no tiene mayor explicación, es un bloc de notas que te sale en aparte inferior derecha del software. La hemos incluido por que según nuestra manera de trabajar es bastante útil tener una hoja en blanco siempre a mano.

A continuación te vamos a explicar brevemente la estructura principal del software para que te hagas un mapa mental y empieces a entender el software. Por supuesto no te estamos explicando más que un 2% de todas las posibilidades que tiene, pero como dijimos anteriormente, si estáis interesados podemos ir haciendo análisis periódicos e incluso abrir algún turno de consultas a dudas.

La estructura de ClickUp

Pues bien, una vez te das de alta en el programa y activas tu cuenta entras en la plataforma y te encuentras con tres grandes areas.

• Tablero central

Es parte del software donde puedes crear tu tareas. Con una infinidad de variables, filtrado y visualización. Cuando crees tu primera tarea verás que en el lado derecho te salen unos símbolos de:

• Cambiar o escribir el interior de la tarea
• Crear subtarea
• Renombrar
• Recurrencia de la tarea por si la quieres repetir en el tiempo

Te muestro estas opciones de tareas en la siguiente foto.

Otras opciones que también encontramos en la sección central:

• Buscador de filtro, podría ser también una búsqueda
• Activador, activado o apagado las subtareas
• Status, de la tareas que son, por cierto, personalizables
• Filtro de tareas por otras variables como fecha, recurrente, deadline
• Grabar filtros para utilizarlos posteriormente
• Ajustes donde cambiar los status  de tareas entre otros

 



 

• Menu superior

  En este apartado vas a poder gestionara las diferentes maneras de visualizar tus proyectos y tareas diarias, y también estas otra opciones:

  • Tres opciones de visualización: calendario, listado y tablero.
  • Lupa, para la búsqueda de información.
  • Visión por cajas: muy útil para ver tareas de asignadas a cada persona.
  • Reportes o análisis de datos.
  • Campana de avisos, dónde recibes notificaciones de tu equipo.
  • Foto de perfil o ajustes, donde podrás encontrar todas las opciones internas del programa.
  • Botón de crear tarea, el que da sentid al programa

 



 

• Columna izquierda

  Este espacio de la pantalla lo ocupa tus espacios y proyectos.  La diferencia parece clara entre ellos pero lo definimos rápidamente para que no haya dudas. Proyectos son los clientes que puedes tener y para los que realizas tareas y los espacios están en un nivel superior ya que engloban a los proyectos. A parte de estas dos opciones aquí tienes un listado de lo que puedes encontrar:

  • Listas: están dentro de los proyectos y por encima de las tareas.
  • Copiar link de una lista para enviar por correo
  • Renombrar
  • Archivar
  • Borrar
  • Editar
  • Mover
  • Copiar
  • Guardar como template
  • Añadir a favoritos

  

   

  Pues como verás el software tiene multitud de variables, y como os decíamos este post tan slo ha sido una visión muy muy general. Honestamente la mejor manera de conocer el programa es que lo descarguéis y trabajéis con él.

  Os aseguramos que lo vais a disfrutar, si ya utilizáis algún programa de gestión pero le das la oportunidad a Clickup veréis que os va a crear muchas dudas.

  Esperamos que os haya sido de ayuda este artículo y que los leads os acompañen.

   

¿Por que debería yo gestionar mi tiempo?

Si no te has hecho nunca esta pregunta te invito a que pienses sobre ella.

Incluso si tienes pocas tareas que realizar a lo largo del día es muy recomendable que organices y gestiones el tiempo para cada una de ellas. Si te dedicas al Marketing Online y tienes varios clientes a los que gestionas diferentes tareas, sin duda estarás conmigo que sin organización temporal acabas nadando hacia ninguna parte.

Una de las fórmulas que nos funcionan en Alaska es la utilización de bloques de tiempo. Como bien dice su propio nombre pequeños espacios de tiempo donde se realiza cierta tarea de manera intensa y entre diferentes miembros del equipo. Es cierto que muchas veces es importante tener un equipo para que esos bloques sean eficientes y se acaben cumpliendo. Aunque, incluso siendo una persona puedes gestionar esos “time blocking” de manera muy eficiente.

Déjanos que expliquemos algunas de las ventajas que puedes conseguir gestionando tu tiempo adecuadamente.

Ventajas de gestionar tu tiempo

Menos stress

Seguro que habrás sufrido el síndrome de las aguas movedizas. El efecto que te sucede cuando tienes tantas tareas que realizar encima de la mesa que te bloqueas y no sabes ni por donde empezar, es entonces cuando empiezas a empequeñecer y hundirte en tu silla. Si gestionas bien tu tiempo esos ataques de bloqueo que sin pensarlo te provocan stress dejaran de existir.

Menos cambios

Esta ventaja va muy unida a una buena planificación del trabajo desde inicio para que tengas una vista general y amplia de las tareas a realizar. Planificación es gestión y una buena gestión es tiempo. Si planificas bien perderás menos tiempo en cambiar y y rehacer una y otra vez.

Menos fricción con tu vida privada

Lo habrás oído alguna eso de: “llevarse el trabajo a casa”. Es algo que debes forzar a que no suceda. Piensa en el trabajo como un pequeño bloque de tiempo dentro de tu día, así que cuando salgas de ese bloque intenta poner el 100% de tu capacidad en el siguiente. Todo esto comportará que tu vida privada no estará salpicada con tu vida profesional. Sal de trabajo y «olvídate» lo máximo que puedas de él. Claro está que para ello debemos ser productivos mientras trabajamos. 

Menos pérdida de tiempo

Quizás este punto es el más lógico pero es necesario recordarlo. Más gestión menos tiempo perdido y menos efecto arenas movedizas de pérdida de tiempo. Si estás por lo que estás, sabiendo por que lo hacemos y con que objetivo final acabarás haciendo más tareas y en consecuencia perderás menos tiempo. Lo esencial llamado productividad.

Más tiempo libre

Si gestionas y planificas acabarás teniendo más tiempo libre. Y si después de gestionar no tienes tiempo libre…tienes un problema y necesitas solucionarlo. Tiempo libre donde evadirse y disfrutar de hobbies, aficiones ver a amigos, cualquier cosa que te llene debería ser una obligación en tu vida.

Más oportunidades

Este punto es consecuencia de perder menos tiempo y tener más tiempo libre ya que las oportunidades como: conocer gente, disfrutar de otras hobbies, hacer networking, ocupar el tiempo en lo que más te guste, te va a crear nuevas oportunidades en tu vida personal y laboral. Oportunidades que nunca sabes donde acabarán. Sin duda delante del ordenador sin comunicación con el exterior las oportunidades no van a sentarse a tu lado.

Estar en foco

La hemos dejado para el final pero seguro podría estar en el primer puesto. Estar en foco es estar alineado contigo mismo. Parece extra terrenal y muy filosófico pero es tan sencillo como pensar, sentir y hacer lo mismo en el mismo momento. Piensa esto que te acabamos de comentar, verás que pocas veces lo cumples. Y mejor aún, analiza cuando sucede ese momento de alineación y observa lo que sucede. Verás que has sido más rápido y productivo en tus tareas.

Conclusión 

No te agobies y respira hondo, verás que ponerte delante de un papel en blanco sabiendo lo que haces es más fácil de lo que parece. Principalmente piensa donde estás y cual es el punto final donde quieres llegar. Una vez definidos esos dos puntos  piensa con que vehículo vas a hacer el trayecto y sal a la carretera parando cada pocos kilómetros “time blocking”. No hemos comentado sobre ello pero actualmente hay infinidad de plataformas, software y apps que nos ayudan a gestionar nuestro tiempo de manera muy eficiente, así que utilízala y sácales el mayor partido, seguro que te pueden ayudar.

Para que veas un ejemplo, en el próximo post te presentamos el  programa de gestión que utilizamos en Alaska, un software muy completo pero a la vez muy sencillo de utilizar que quizás te puede aportar algo.

Esperamos te haya servido este artículo para darte energía y ponerte manos a la obra.

Que los leads te acompañen!